// Klantcase
Gemeente Weert
Zo kreeg gemeente Weert inzicht in hoe medewerkers omgaan met digitale informatie.
Op het gebied van wetgeving worden er steeds meer eisen aan de informatiehuishouding gesteld. Ook van gemeenten wordt steeds meer verwacht als het gaat om hun rol in de informatiesamenleving. Zo vindt steeds meer dienstverlening digitaal plaats. Essentieel hierbij is dat inwoners en bedrijven uit moeten kunnen gaan van een goede kwaliteit van informatie, deze dient actueel en betrouwbaar te zijn.
Situatieschets
Om invulling te geven aan de (snelle) digitale ontwikkelingen in de samenleving en de eisen waaraan voldaan moet worden heeft de gemeente Weert het ‘Masterplan digitale transitie’ opgesteld. Dit plan, dat de uitgangspunten van de digitale agenda 2020 en de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) bevat, bestaat uit meerdere projecten die als doel hebben om de informatiehuishouding te moderniseren en toekomstbestendig te maken. De uitvoering van dit plan vraagt wat van zowel de organisatie, de medewerkers als de ICT-voorzieningen binnen de gemeente. In dit kader heeft de gemeente Weert Statisfact gevraagd een nulmeting uit te voeren ter ondersteuning van dit plan.
Uitdaging
De nulmeting diende enerzijds inzicht te geven in de omgang met (digitale) informatie binnen de gemeente Weert en anderzijds bewustwording te creëren over de omgang met informatie binnen de organisatie. Ook moest de meting aanknopingspunten voor verbetering opleveren. De nulmeting informatiehuishouding is een noodzakelijke randvoorwaarde om de projecten, die onderdeel zijn van het Programma Digitale Transitie, te laten slagen en de continuïteit te garanderen. Door middel van de nulmeting informatiehuishouding is er een referentiepunt gecreëerd waardoor de effecten van ingezette acties op de omgang met digitale informatie gemonitord kunnen worden.
De gemeente was ten tijde van het onderzoek al druk bezig met de uitvoering van het masterplan. Cruciale voorwaarde voor succes van het programma is dat ook de medewerkers weten welke rol zij vervullen in de transitie. Hebben zij genoeg kennis over de (nieuwe) systemen en werkprocessen? Zijn er duidelijke afspraken over de omgang met informatie? Weten zij waar ze terecht kunnen met vragen over de omgang met informatie? Het doel van de nulmeting was dan ook om hier een goed beeld over te vormen.
“Hele prettig samenwerking gehad met Statisfact. Er wordt goed meegedacht. Fijne sparringpartner. Komen afspraken na. Prettige partij om mee samen te werken en je doel te bereiken!”
- Opdrachtgever
Oplossing
De onderzoeksaanpak bestond uit twee fases: Statisfact heeft eerst een kwantitatief onderzoek uitgevoerd onder alle medewerkers van de gemeente Weert. Vervolgens is er een kwalitatief onderzoek in de vorm van een digitale focusgroep sessie uitgevoerd. Hieraan hebben medewerkers uit diverse teams deelgenomen. Het doel van deze sessie was om de resultaten uit het kwantitatieve onderzoek verder te verdiepen. Ter ondersteuning van de verdiepende sessie heeft Statisfact gebruik gemaakt van een online samenwerkingstool.
Gedurende de sessie zijn de uitkomsten van het kwantitatieve onderzoek aan de hand van een infographic met de resultaten op hoofdlijnen gedeeld. Vervolgens zijn er in de online samenwerkingstool op een aantal onderwerpen vragen voorgelegd aan de deelnemers van de sessie en zijn de antwoorden besproken. Aan de hand hiervan zijn vervolgvragen gesteld en is er een discussie gevoerd. Onderwerpen die aan bod zijn gekomen zijn: welke afspraken zijn er over de omgang met informatie? Wat kan men zelf doen om de omgang met informatie te verbeteren en wat is de behoefte qua ondersteuning? Hoe kan er invulling worden gegeven aan de borging van informatiehuishouding binnen de organisatie?
Resultaat
Het onderzoek heeft de gemeente Weert waardevolle inzichten gegeven over de omgang met (digitale) informatie binnen de organisatie. Het programmateam heeft een goed beeld gekregen welke zaken volgens medewerkers goed en slecht scoren en welke verbeterrichtingen nodig zijn. Met het kwalitatieve onderzoek is verdere verdieping gezocht op (een deel van) de resultaten uit het kwantitatieve onderzoek. De inzichten uit het kwantitatieve onderzoek en de verdiepingssessie heeft het programmateam geholpen bij het opstellen van een verbeterplan. Met behulp van een effectmeting toetsen we begin 2024 of de resultaten uit het verbeterplan zijn behaald. Aanvullend zal er in de meting aandacht uitgaan naar de bewustwording rondom de Wet open overheid (Woo).