Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Situatieschets
Er is een aangepaste Wet Open Overheid (Woo) ingediend bij de Tweede Kamer en in januari 2021 aangenomen. De Rijksoverheid (en zo ook SZW) zal haar digitale informatiehuishouding duurzaam op orde moeten hebben. De Woo, als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), schrijft voor dat de departementen (bijna al) hun informatie actief openbaar moeten gaan maken naar de burger toe. De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.
Vanuit het ministerie van BZK is hiervoor een meerjarenplan opgesteld richting de Tweede Kamer als bijlage bij het wetsvoorstel van de Woo. Over de voortgang wordt jaarlijks gerapporteerd aan de Tweede Kamer. Om beter inzicht te verkrijgen in het informatiebeheer bij SZW is besloten om door Statisfact een nulmeting uit te laten voeren. De resultaten uit de meting dienen als input voor de uitrol van het programma Informatiebeheer SZW.
Uitdaging
Het onderzoek moest een kwantitatief onderbouwd beeld geven van de staat van het informatiebeheer van SZW. De wens was om op directie- en afdelingsniveau inzicht te krijgen in werkwijzen en werkafspraken en het gebruik van systemen waarmee medewerkers dagelijks informatie en documenten opstellen, (her)gebruiken, delen, terugvinden, opslaan en archiveren. De vragenlijst moest dan ook voor alle verschillende functies (beleid, uitvoering en inspectie) herkenbaar en goed in te vullen zijn. Ook moest het onderzoek inzicht geven in risicogebieden en mogelijke verbeterrichtingen.
Resultaat
Met behulp van het onderzoek is inzichtelijk gemaakt in hoeverre het informatiebeheer op orde is op directie- en afdelingsniveau, waar de grootse onderlinge verschillen liggen, waar de grootste urgentie voor verbetering ligt en welke applicaties er veel gebruikt worden.
De resultaten zijn gevisualiseerd en bespreekbaar gemaakt met behulp van infographics per afdeling en directie (27 in totaal). De opdrachtgever was hiermee in staat om, samen met de betreffende directies, bewustwording te creëren over de huidige stand van zaken met betrekking tot de omgang met (digitale) informatie en het belang hiervan. Dit helpt de organisatie ook bij het ondernemen van concrete maatregelen om het informatiebeheer te verbeteren. Daarnaast heeft het onderzoek ook een groep medewerkers opgeleverd die betrokken kunnen worden bij de verdere implementatie van het programma. In 2022 zal het effect van ondernomen acties zichtbaar gemaakt worden door het onderzoek te herhalen.
Vragen over dit onderzoek of vragen over onderzoeken over informatiehuishouding? Neem contact op!
