Rijkswaterstaat - Documentair Informatiemanagement (DIM)
Situatieschets
Het primair proces van Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor de kwaliteit en het beheer van informatie gedurende een lopend project, dossier of zaak. Na afronding en overdracht is afdeling DIM verantwoordelijk. De afdeling voert bij voorkeur aan de voorkant regie op de kwaliteit van informatie en ondersteunt de Rijkswaterstaat (RWS) medewerkers tijdens de levensloop van informatie.
Afdeling DIM was op zoek naar een manier om de ‘klanten’ van de afdeling DIM beter te leren kennen, zowel in hun behoefte bij het toepassen van wet- en regelgeving als in de afname van DIM diensten. Om die reden is een klantonderzoek uitgevoerd onder alle RWS medewerkers.
Uitdaging
De resultaten uit het onderzoek diende daarnaast bij te dragen aan het (deels) beantwoorden van de volgende vragen van de projectgroep:
Wat is de bekendheid met de afdeling DIM en de rol van DIM?
Wat zijn de (meest) gebruikte documentsoorten?
Wat is de behoefte/ vraag aan Documentair Informatie Management (bewust en onbewust)?
Wat is de mate van het ‘op orde hebben’ van de documentaire informatiehuishouding (bekwaam en onbekwaam)?
In hoeverre is er een discrepantie tussen het aanbod dat de afdeling DIM momenteel biedt en wat de vraag is vanuit de klant?
Voldoet DIM buiten het kwaliteitssysteem aan de verplichte kaders en regelgeving, en in hoeverre wel of niet?
Op welke manier speelt DIM als afdeling in op de RWS brede geografische flexibiliteit en spreiding?
Met zowel kwantitatieve als kwalitatieve informatie zijn de benodigde inzichten verkregen. Het onderzoek is in twee opeenvolgende fasen uitgevoerd.
Resultaat
Het onderzoek heeft de afdeling DIM geholpen om de dienstverlening van de afdeling beter te richten en de daarmee haar meerwaarde voor de RWS-organisatie te vergroten. Goed informatiemanagement is tenslotte een belangrijke pijler voor betrouwbaarheid en voorspelbaarheid, uniform werken en het vasthouden en verder brengen van kennis en ervaring.
Vragen over dit onderzoek of vragen over onderzoeken over informatiehuishouding? Neem contact op!
